Inbox? Zero!

Basics: eMailsortierung: Inbox Zero & Getting Things Done & Gmail

Bild: Claudia Hautumm  / pixelio.de

Bild: Claudia Hautumm / pixelio.de

Wie komme ich mit all meinen eMails klar? Wie werde ich wieder der Herr über meine ToDo-Listen? Wie soll man bei dem ganzen Nachrichtenwahnsinn überhaupt noch durchsteigen? Gmail und ein paar relativ einfache Techniken können einem den Alltag unglaublich erleichtern. Googles Maildienst Gmail sorgte bei seiner Einführung für einiges befremden. Am Anfang hatte der Dienst nicht mal eine Funktion um eMails zu löschen. Dafür Funktionen wie „Stars“ und „Labels“. Google verfolgte einen revolutionären Ansatz, den bis heute wenige Leute verstehen, der einem aber die Möglichkeit gibt, seinen Posteingang effizient wieder in den Griff zu kriegen, ohne das Mails verloren gehen. Das Zauberprinzip heißt „Inbox Zero“ und ist so einfach wie genial. Schon deshalb, weil es perfekt für Menschen wie mich geeignet ist: es ermöglicht faul und trotzdem effizient zu arbeiten.
Dies ist ein ziemlich langer Post, aber er könnte euer Leben verändern.

Wie sortiere ich meine Mails?

Während meiner Arbeit bekomme ich hunderte Mailaccounts zu Gesicht und ca. genau so viele Methoden eMails zu sortieren. Die beiden häufigsten Möglichkeiten sind entweder seinen Posteingang gar nicht aufzuräumen und alles einfach dort liegen zu lassen, die zweite Möglichkeit ist eine Ordnerstruktur unterhalb des Posteingangs, die schnell derartig vor sich hin mutiert, dass ihr Erschaffer die Kontrolle über sie verliert. Was haben diese Methoden für Nachteile?

Alles im Posteingang

Sammelt man alles in seinem Posteingang führt das dazu, dass man entweder vollkommen nutzlose Mails mehrmals liest oder dass wichtige Mails einfach in der Flut verloren gehen. Irgendwo zwischen der Twitter-Benachrichtigung, dass einem jetzt Preisroboter.de folgt und der Xing-Benachrichtung, dass ein Moderator einen Gruppenbeitrag geschrieben hat, versteckt sich die Mail von Papa, dass man am Freitag um 10 Uhr beim Notar sein soll, um die Testamentänderung zu unterschreiben. Schnell untergegangen, ist der Familienkrieg vorprogrammiert.

In Ordnern sortiert

Ich habe Posteingänge gesehen, die hatten mehr Ordner als Mails. Ungelogen. Da wurde sortiert bis der Arzt kommt. Das Problem daran: zum einen bin ich nicht diszipliniert genug, um mir wirklich zu jeder Mail einen Ordner zu überlegen, wo sie jetzt am besten reinpassen würde. Dann müsste ich ja auch jede Mail mal erst komplett lesen, um mir sicher zu sein, dass sie im richtigen Ordner landet und zum Schluss bleibt die quälende Frage: was tue ich mit Mails, in denen Inhalt zu 2 Themen drin stehen? Man verschwendet mehr Zeit darin, seine eMails zu sortieren, als sie tatsächlich zu lesen und bekommt dafür einen Posteingang, in dem man trotzdem nichts wiederfindet.

Getting Things Done

Getting Things Done (GTD) ist eine Methode die von David Allen entwickelt wurde. Jedem, der diese sehr ausgereifte und nützliche Methode bis ins Detail erlernen möchte, sei das Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ (Amazon, 9,99 Euro) ans Herz gelegt. Für alle die einen schnellen Einstieg suchen: Im wesentlichen besagt GTD, dass ihr in eurem Leben viele verschiedene Posteingänge habt, die ihr mal erst irgendwie strukturieren müsst. Es gibt ganz offensichtliche: z.B. euer Mailaccount oder euer Briefkasten. Aber es gibt auch weniger offensichtliche: wenn euch jemand auf dem Gang etwas zuruft oder während eines Telefonates etwas erzählt. Sammelt das Zeug immer mal erst. Macht es euch zur Angewohnheit irgendetwas mit euch rum zu schleppen, in dem ihr vor allem die Infos aus nicht offensichtlichen Posteingängen sammelt. Einige fahren gut mit einem Filofax, andere machen Sprachnachrichten in ihr Handy, ich mache Kurznotizen in mein iPhone.
Jetzt habt ihr mal erst sichergestellt, dass alles, was bei euch landet, auch irgendwie sicher erfasst wird. Jetzt ist ein Gewirr aus Posteingängen sehr unübersichtlich. Ihr müsst euch also ein System zulegen, in dem ihr alles erfasst, was tatsächlich eurer Aufmerksamkeit bedarf. Eine Liste alle ToDos zu finden, ins Dunkel zu treiben … ihr wisst schon …
Diese Liste muss im wesentlichen 3 Kriterien erfüllen:

  1. Ihr müsst dem System vertrauen.
    Klingt mal erst doof, aber wenn ihr einmal ein System hattet, in dem Informationen verloren gingen oder eigentlich schon erledigte Sachen wieder auftauchen, bekommt ihr den Kopf nicht frei, weil ihr das Gefühl habt, ihr müsst euch trotzdem an alles erinnen.
  2. Das System muss einzelne ToDos „leben“ können
    Während man Dinge bearbeitet kommen Informationen hinzu, diese müssen anfügbar sein, ohne dass man auf Seite 9 Absatz 3 verweißt und dann hin und her blättert, man verliert schnell die Lust und Übersicht mit so etwas zu arbeiten.
  3. Man muss ToDos umsortieren können
    Hin und wieder (eigentlich andauernd) stelle ich fest, dass ich Sachen, die ich erledigen will, jetzt noch nicht erledigen kann, weil andere wichtiger sind oder mir einfach noch ein paar Voraussetzungen fehlen, um etwas zu erledigen. Dann muss ich meine Liste einfach umstellen können, ohne viel Aufwand.

Dem Falko seine Masterliste

Ich gehe in regelmäßigen Abständen meine Posteingänge durch. Ich habe davon 5 Stück:

  • Meinen eMailaccount, den prüfe ich mehrmals täglich
  • Meinen Briefkasten, … serious … einmal die Woche
  • Meinen Postkorb auf dem Schreibtisch, einmal am Tag
  • Meine Handynotizen, einmal am Tag
  • Mein Buch (ich renne auf der Arbeit immer mit einem Buch unter dem Arm rum), einmal täglich

Meine Masterliste, also die eine Liste, in der alle meine Posteingänge gesammelt werden, ist eine ToDo-Liste. Für mich ist das die Aufgaben-Liste in Microsoft Outlook. Solltet ihr die nicht haben: in Google-Mail ist kostenfrei eine Tasks-Liste enthalten, die genau den gleichen Zweck erfüllt. Ich nehme also jeden einzelnen Eintrag aus meinem Buch, meinem Handy, alle Mails in meinem Posteingang, usw. und entscheide, ob dieser Eintrag ein ToDo für mich bedeutet. Ist der Punkt uninteressant (sagen wir Werbung von Amazon) und ihr werdet bald feststellen, dass ganze viele Mails uninteressant sind, wird sie einfach gelöscht. Bedeutet eine Mail kein akutes ToDo für mich aber könnte aus Recherche-Zwecken noch mal interessant werden, verschiebe ich sie in einen großen Unterordner namens Archiv. Bedeutet eine Mail ein 2 Minuten ToDo (Antwort mit einer Ja/Nein-Frage) versuche ich sie sofort zu beantworten. Bedeutet eine eMail ein größeres ToDo für mich oder ist mir jetzt gerade zu lang zum Lesen, wird da ein ToDo raus und ich verschiebe die Mail dann ins Archiv. Und am Ende zeigen die Anzahl der Einträge aller meiner Posteingänge die selbe Zahl: 0. Inbox? Zero!
Zum Schluss meiner allmorgendlichen Übung sortiere ich die ToDos nach Dringlichkeit und Fälligkeit. Jetzt kann ich den Tag damit verbringen die Liste von Oben nach Unten abzuarbeiten. Kommt etwas furchtbar wichtiges dazwischen, landet es einfach ganz oben in der Liste, wird abgearbeitet und ich kann mit meiner Liste weitermachen.

Alle eMails einfach weg?

Jupp, alles einfach weg. Das hat 2 Gründe: zum einen lernt ihr mit der Zeit (die Lektion war für mich auch sehr anstrengend), dass ein System, das nur ihr selbst kontrolliert, viel zuverlässiger ist. Nur ich entscheide, was in meiner ToDo-Liste steht. Keiner kann Punkte hinzufügen oder herausnehmen. Keiner kann ungefragt Viagra-Werbung zwischen meine Notartermine schummeln. Alles unter meiner Kontrolle. Ein sehr gutes Gefühl. Zum anderen habe ich die Erfahrung gemacht, dass die Suchfunktionen von Google und Outlook sehr viel schneller und effizienter arbeiten, als meine Sortierverfahren. Meistens kann man sich noch an den Absender und ein oder zwei Schlagworte erinnern, was viel schneller zum Ziel führt, als jeder bekloppte rumsuchen, wo ich wohl vor 3 Monaten die Mail in welchen Ordner gelegt habe.

Ist das Alles?

Natürlich nicht. Es soll euch einen Einstieg geben, mit euren Mails und ToDos besser umzugehen. Das Buch hat nicht umsonstGTD 300 Seiten und wenn ihr wirklich mit vielen Mails, ToDos und Posteingängen zu tun habt: kauft euch das Buch. Meine ToDos sind z.B. noch unterteilt, nach telefonischen und persönlichen ToDos, nach Kunden, nach Fälligkeiten und, und, und … wie man seinen Kalender effizient mit dem System verbindet, habe ich euch bisher auch verschwiegen, aber auch das geht. Es gibt dutzende Kniffe das System auszuweiten, aber ich wollte euch ja hier auch nur einen Einstieg geben. Für alle die Blut geleckt haben, hier gerne noch mal der Link zum Buch.

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